Tahap - tahap yang dilakukan dalam Penentuan kebutuhan adalah:
Memahami kondisi sekarang
Identfikasi Pengembangan
Menentukan kebutuhan untuk sistem yang baru
Kebutuhan dapat didefinisikan sebagai apa yang harus dilakukan sistem atau karakteristik apa saja yang harus dimiliki sistem. Kebutuhan dibuat untuk mendeskripsikan bussines requirement, user requirement, functional requirement, non-functional requirement, dan system requirement.
Data Flow Diagram
Membaca Data Flow Diagram
Data
Flow Diagram atau DFD merupakan sebuah gambaran dari arus sistem yang telah ada
atau sistem yang baru akan dibuat yang kemudian dikembangkan secara logika
tanpa melihat lingkungan fisik dimana data tersebut akan mengalir. Dengan
menggunakan Data Flow Diagram maka para pemakai sebuah sistem pada komputer
yang baru, tidak akan kesulitan untuk membaca bagaimana alur sistem tersebut
berjalan. DFD pun membantu untuk memahami logika dari rangkuman yang kemudian diubah
menjadi sebuah simbol-simbol.
Elemen Data Flow Diagram
Elemen-elemen DFD Ada empat elemen yang membentuk suatu Data Flow Diagram,
yaitu external entity, data flow, process dan data
store.
1.External entity (kesatuan luar)
atau boundary (batas sistem), digunakan untuk menyatakan: suatu kantor,
departemen atau divisi dalam perusahaan tetapi di luar sistem yang
dikembangkan; orang atau sekelompok orang di organisasi tetapi di luar sistem
yang sedang dikembangkan; suatu organisasi atau orang yang berada di luar
organisasi misal: langganan, pemasok; sistem informasi yang lain di luar sistem
yang sedang dikembangkan; sumber asli suatu transaksi; penerima akhir dari
suatu laporan yang dihasilkan oleh sistem.
2.Data flow (arus data),
digunakan untuk menunjukkan arus dari data yang dapat berupa: masukan untuk
sistem ataupun hasil dari proses system. Arus data sebaiknya diberi nama yang
jelas dan mempunyai arti.
3.Process (proses), digunakan untuk
menunjukkan kegiatan atau kerja yag dilakukan oleh orang, mesin atau komputer
dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus
data yang keluar dari proses. Suatu proses harus menerima arus data dan
menghasilkan arus data.
4.Data store (simpanan data)
), digunakan untuk menunjukkan simpanan dari data yang dapat berupa: suatu file
atau database di sistem komputer; suatu arsip atau catatan manual; suatu kotak
tempat data di meja seseorang; suatu tabel acuan manual; suatu agenda atau
buku. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menggambarkan suatu simpanan
data
Permodelan Data
Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD adalah teknik yang palin umum digunakan untuk menggambarkan model data, cara yang baku untuk merepresentasikan data yang akan digunakan dan dibuat oleh sistem bisnis. Ada tiga elemen dasar dalam bahasa permodelan data, setiap elemennya digambarkan dengan simbol yang berbeda. Entity adalah bagian dasar dari model data. Berupa orang, tempat, atau benda dimana data dikumpulkan. Attribute adalah sejumlah informasi yang menggambarkan suatu entity.
Attribute yang secara unik membedakan entity dengan entity lain disebut identifier. Komponen ketiga dalam model data adalah relationship(hubungan), relationship menghubungkan sekumpulan entity. Relationship memiliki cardinality (perbandingan antara parent instances dengan child instances) dan modality (ketergantungan antara entity). Informasi dari semua komponen disimpan dalam metadata dalam data dictionary.
MembuatEntity Relationship Diagram (ERD)
Tahap dasar dalam membuat ERD adalah :
1. Identifikasi entitas
2. menambahkan atribut yang sesuai di setiap entitas
3. membuat hubungan antar entitas untuk menggambarkan hubungan dari entitas satu dengan yang lainnya.
Terdapat tiga tipe spesial dari entitas yang dimiliki oleh ERD, yaitu:
1. Independent : Kebanyakan dari entitas adalah independen karena satu atau beberapa atribut digunakan untuk menggambarkan entitas secata unik.
2. Dependent : Entitas yang bergantung kepada atribut yang dimiliki oleh entitas lain.
3. Intersection : adalah entitas yang diletakkan diantara dua entitas untuk menggambarkan dua entitas tersebut.
Secata umum model data berdasarkan dari penerjemahan komponen - komponen diatas, oleh karenanya sangat penting untuk menggambarkan secara jelas alur bisnis yang ingin dibuat.
Validasi Entity Relationship Diagram (ERD)
Dalam pembuatan data model terdapata istilah Normalisasi, yaitu proses dari aturan yang di implementasikan ke logical data untuk menentukan sebarapa baik logical data itu dibuat.
First Normal Form (1NF) yaitu suatu aturan dimana dalam satu entitas tidak terdapat atribut yang berulang, yakni atribut yang memiliki nilai lebih dari satu dalam satu entitas.
Second Normal Form (2NF) yaitu aturan yang sudah sesuai dengan 1NF dan memiliki atribut yang yang nilainya bergantung pada seluruh identifier, tidak ada dependensi parsial.
Third Normal Form (3NF) yaitu aturan yang sudah sesuai dengan 1NF dan 2NF dan tidak ada atribut yang bergantung kepada atribut non-identifier.
jika tidak memenuhi beberapa aturan diatas harus ditambahkan entitas baru untuk menghapus atribut yang berulang atau dependensi yang tidak sesuai.
Pada artikel ini saya akan sedikit menjelaskan tentang Sistem Informasi pada PT. Sinar Sosro. Profil Perusahaan
PT. Sinar Sosro adalah perusahaan teh siap minum dalam kemasan botol yang pertama di Indonesia dan di dunia.
PT. Sinar Sosro resmi didaftarkan pada tanggal 17 Juli 1974 oleh Bapak Soegiharto Sosrodjojo, yang berlokasi di Jalan Raya Sultan Agung KM. 28 kelurahan Medan Satria Bekasi.
Pada tahun 1940, keluarga Sosrodjojo memulai usahanya di kota Slawi, Jawa Tengah dengan memproduksi dan memasarkan teh seduh dengan merk Teh Cap Botol.
Pada tahun 1960, Soegiharto Sosrodjojo dan saudara-saudaranya hijrah ke Jakarta untuk mengembangkan usaha keluarga Sosrodjojo kepada masyarakat di Jakarta.
Lalu tahun 1965, usaha memperkenalkan Teh Cap Botol ini dilakukan dengan melakukan strategy Cicip Rasa yakni mendatangi pusat-pusat keramaian seperti pasar. Lalu mulai memasak dan menyeduh teh langsung di tempat. Tetapi cara ini kurang berhasil. Kemudian teh tidak lagi diseduh langsung di pasar. Tetapi dimasukkan kedalam panci-panci besar, untuk selanjutnya dibawa ke pasar dengan menggunakan mobil bak terbuka. Lagi-lagi cara ini kurang berhasil, karena teh yang dibawa sebagian besar tumpah dalam perjalanan dari kantor ke pasar.
Akhirnya secara tidak disengaja, ditemukan ide untuk membawa teh yang telah diseduh di kantor dan dikemas kedalam botol bekas kecap atau limun yang sudah dibersihkan. Pada tahun 1969, muncul gagasan untuk menjual teh siap minum atau ready to drink tea dalam kemasan botol dengan nama Tehbotol Sosro. Nama tersebut diambil dari nama teh seduh “Teh Cap Botol“ dan nama keluarga pendiri yakni “Sosrodjojo”.
Design yang digunakan mengalami tiga kali perubahan yakni, tahun 1969 versi pertama, tahun 1972 versi kedua, dan 1974 versi ketiga.
Tehbotol Sosro hanya menggunakan bahan baku asli dan alami. Daun tehnya dipetik dari perkebunan sendiri. Kemudian diolah menjadi teh wangi yaitu teh hijau yang dicampur bunga melati dan bunga gambir. Sehingga menghasilkan rasa yang unik, ke-khas-annya selalu terjaga dan terjamin kualitasnya.
Dalam menjalankan bisnisnya, PT. Sinar Sosro memiliki sebuah filosofi yang sangat mulia yakni, NIAT BAIK.
NIAT BAIK ini dijabarkan dalam 3K dan RL, yang mempunyai arti sebagai berikut:
Peduli terhadap kualitas, Peduli terhadap keamanan, Peduli terhadap kesehatan produk serta ramah lingkungan.
Sampai saat ini PT. Sinar Sosro sudah mempunyai 14 pabrik yang tersebar diseluruh Indonesia yakni, di Medan, Palembang, Pandeglang, Jakarta, Tambun, Cibitung, Ungaran, Gresik, Mojokerto, dan Gianyar. Serta pabrik yang khusus memproduksi air mineral Prim-A yaitu di Sentul, Sukabumi, Purbalingga dan Pandaan. (*data per 2014)
Dalam pengembangan bisnisnya, PT. Sinar Sosro telah mendistribusikan produknya keseluruh Nusantara, melalui kantor cabang Penjualan yang tersebar di seluruh Nusantara.
Selain di dalam negeri, PT. Sinar Sosro juga merambah pasar internasional dengan mengekspor produk-produk one way packaging/non botol beling kebeberapa Negara di Asia, Amerika, Eropa, Afrika, Australia dan Kepulauan Pasifik.
Saat ini, produk-produk yang diproduksi oleh PT. Sinar Sosro adalah, Tehbotol Sosro, Fruit Tea Sosro, S-Tee, Tebs, Country Choice dan Air Mineral Prim-A.
Seiring dengan perkembangan bisnis perusahaan, maka sejak tanggal 27 November 2004, PT. Sinar Sosro bernaung dibawah perusahaan induk atau disebut dengan holding company yaitu PT. Anggada Putra Rekso Mulia atau Grup Rekso.
PT. Sinar Sosro mempunyai sebuah cita-cita yang tertuang dalam sebuah visi yakni untuk menjadi perusahaan minuman kelas dunia, yang dapat memenuhi kebutuhan konsumen, kapan saja, dimana saja, serta memberikan nilai tambah untuk semua pihak terkait, “The Indonesian World Class Beverage Company”.
Dengan inovasi secara terus menerus, PT. Sinar Sosro diharapkan bisa menjadi tuan rumah di Negeri sendiri.
Analisis Sistem Informasi
Sistem Informasi dari PT. Sinar Sosro memiliki domain yakni http://www.sinarsosro.id/ dengan rincian komponen Sistem Informasi adalah sebagai berikut:
- Hardware : Komputer dan Server.
- Software : Aplikasi dari sistem informasi berupa web
- Network : Jaringan internal dari perusahaan.
- People : Orang yang mengakses sistem informasi sosro.
- Data : Data yang ada dalam sistem informasi sosro meliputi macam produk, promo, perseberan produksi.
- Processes : Transaksi yang bisa dilakukan melalui sistem informasi sosro. Ananlisis Sistem Informasi dengan Klasifikasi O'Brien
Operating Support System
Transaction Processing Systems
Transaction Process System adalah sistem informasi yang mengatur segala bentuk proses transaksi antara pemilik perusahaan dengan target konsumen. Biasanya, dalam sebuah perusahaan, digunakan customer support atau kasir atau karyawan yang bekerja di suatu perusahaan tersebut. Pada sistem informasi PT. Sinar Sosro perusahaan menyediakan layanan konsumen untuk menfasilitasi kebutuhan konsumen terkait produk Sosro.
Process Control Systems
Process Control System adalah peralatan /sistem informasi yang menunjang supervisory control dan akusisi data, programmable logic controller, dan distributed control system yang dapat mengumpulkan dan mengirim data seiring proses produksi. Pada perusahaan Sosro Pocess control mengambil peran untuk mengatur jumlah produksi dari setiap daerah pabrik sesuai dengan permintaan akan barang.
Enterprise Collaboration System
ECS adalah kombinasi dari groupware, peralatan, Internet, extranet dan jaringan lain yang diperlukan untuk mendukung enterprise-wide communications, seperti berbagi dokumen dan pengetahuan dalam perusahaan. Beberapa contoh alat komunikasi perusahaan termasuk email, video conferencing, sharing dokumen kolaboratif, alat manajemen proyek dan lain-lain. Pada Sosro terdapat customer service yng menghubungkan antara konsumen dengan pihak perusahaan.
Management Support System
Management Information Systems
Management Information System (MIS), adalah suatu aplikasi Sistem Informasi yang menyediakan laporan informasi terpadu bagi pihak manajemen. MIS dihasilkan dari beberapa database yang menyimpan data dari benyak sumber, termasuk didalamanya Transaction Processing System/TPS. MIS menyajikan informasi yang detail, rangkuman informasi dan informasi terpilih. MIS merupakan salah satu elemen manajemen yang dirasa penting oleh banyak perusahaan. Pada perusahaan sosro membutuhkan data-data yang meliputi jumlah permintaan barang, jumlah produksi tiap pabrik, proses distribusi barang dsb. Data tersebut dibutuhkan oleh pihak manajemen untuk mengatur produksi agar sesuai.
Decision Support Systems
Decision Support System (DSS) adalah bagian dari sistem informasi berbasis komputer (termasuk sistem berbasis pengetahuan (manajemen pengetahuan)) yang dipakai untuk mendukung pengambilan keputusan dalam suatu organisasi atau perusahaan. Pada PT. Sinar Sosro DSS digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan dalam promosi karyawan. Tahap pengambilan keputusan dapat berupa pengambilan data melalui wawancara dan kuisioner lalu dilanjutkan dengan mengolah data yang sudah diambil dan kemudian dirancang suatu sistem untuk mempermudah pengolahan data.
Executive Information System Executive Information System (EIS) adalah sistem informasi berbasis web yang interaktif, ditujukan khusus untuk para manajemen dalam melakukan berbagai macam data analisis secara rinci yang membantu pembuatan keputusan semi terstruktur dan tidak terstruktur. Digunakan untuk mendapatkan informasi yang akan digunakan pihak eksekutif perusahaan PT. Sinar Sosro untuk mengambil keputusan terkait perusahaan. Informasi dapat berupa jumlah produksi dari pabrik, jumlah permintaan dari konsumen terhadap produk tertentu.
Specialized Processing Systems
Expert Systems
Adalah sistem informasi yang menyediakan pengetahuan pakar pada bidang tertentu untuk membantu pemecahan masalah. Dalam PT. Sinar Sosro informasi dapat berupa bahan produksi yang akan digunakan, tingkat kepuasan konsumen pada produk, dsb. Knowledge Management System.
Strategic Information System
Sistem Informasi Strategis/SIS (Strategic Information System) adalah sistem yang membantu perusahaan mendapatkan keunggulan kompetitif melalui kontribusinya pada tujuan strategis perusahaan atau kemampuannya untuk secara signifikan meningkatkan kinerja dan produktivitas. Pada PT. Sinar Sosro informasi ini dibutuhkan untuk mengatur strategi perusahaan kedepan terhadapa tekanan dari luar seperti masuknya produk saingan, daya tawar pemasok dll.
Functional Business Systems
Sistem bisnis fungsional merupakan sistem informasi yang ditujukan untuk memberikan informasi yang berkaitan dengan bisnis perusahaan kepada kelompok orang yang berada pada bagian tertentu dalam perusahaan. Jenis sistem informasi yang mendukung diantaranya akuntansi, keuangan, pemasaran, manajemen operasi dan manajemen sumber daya manusia.
EXECUTIVE
1. General Manager
merupakan pimpinan tertinggi perusahaan. Bertanggung jawab kepada Direktur Operasi. Tugasnya sebagai berikut:
a. Menentukan garis kebijakan umum dari program kerja perusahaan.
b. Bertanggung jawab ke dalam dan ke luar perusahaan.
c. Mengarahkan dan meneliti kegiatan perusahaan.
d. Menerapkan, menyebarkan kebijakan serta mengawasi pelaksanaannya.
e. Menyebarkan dan menerapkan kebijaksanaan serta mengawasi pelaksanaannya.
f. Melaksanakan kontrak kerja dengan pihak luar.
g. Mengkoordinir dan mengawasi tugas-tugas yang didelegasikan kepada manager dan menjalin hubungan kerja yang baik.
h. Bersama manager lain membuat rencana produksi per triwulan.
SENIOR MANAGER
2. Manager Produksi dan Maintenance (PM)
Bertanggung jawab kepada General Manager. Tugasnya sebagai berikut:
a. Merencanakan dan mengatur jadwal produksi produk agar tidak terjadi kekurangan dan kelebihan persediaan.
b. Mengadakan pengendalian produksi agar produk sesuai dengan spesifikasi dan standar mutu yang ditentukan.
c. Membuat laporan produksi secara periodik untuk mengenai pamakaian bahan dan jumlah produksi.
d. Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan produksi untuk mengetahui kekurangan dan penyimpangan sehingga dapat dilakukan perbaikan.
e. Mengatur kegiatan perawatan mesin.
f. Membuat rencana produksi sesuai dengan permintaan pemasaran.
3. Manager Personalia dan Umum
Bertanggung jawab kepada General Manager dan atas segala hal yang berhubungan dengan kegiatan yang bersifat umum baik yang berhubungan ke luar maupun ke dalam perusahaan. Tugasnya sebagai berikut:
a. Membantu direktur dalam hal kegiatan administrasi.
b. Mengawasi penggunaan data, barang dan peralatan pada masing-masing departemen.
c. Merekrut dan melatih pegawai baru yang dibutuhkan perusahaan.
d. Mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan tugas dari kepala-kepala bagian.
e. Mengerjakan administrasi kepegawaian.
4. Kepala Bagian Pembelian
Bertanggung jawab kepada Manager Produksi dan PM. Tugasnya adalah sebagai berikut:
a. Mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan kegiatan pembelian.
b. Mengawasi kegiatan administrasi pembelian.
c. Melakukan pembelian barang yang diminta oleh departemen lain.
5. Manager Accounting dan Finance
bertanggung jawab kepada General Manager. Tugasnya sebagai berikut:
a. Membuat laporan keuangan kepada atasan secara berkala tentang penggunaan uang.
b. Mengendalikan budget pendapatan dari belanja perusahaan sesuai dengan hasil yang diharapkan.
c. Bertanggung jawab atas penentuan biaya perusahaan seperti biaya administrasi.
MIDDLE MANAGER
6. Kepala Divisi/Supervisor
Untuk produk Teh Botol Sosro terdapat 3 orang supervisor yang bergantian menurut shift, bertanggung jawab kepada Manager Produksi dan Maintenance. Tugasnya adalah sebagai berikut:
a. Memimpin dan mengendalikan kegiatan di bidang produksi.
b. Menyiapkan laporan yang dibutuhkan Manager Produksi mengenai data produksi, jumlah batch produksi, pemakaian bahan dan lain-lain.
c. Bertanggung jawab penuh atas masalah yang timbul di kemudian hari atas produk yang dihasilkan.
d. Menyusun jadwal dan rotasi kerja bagi karyawan produksi yang dipimpinnya.
7. Kepala Gudang
Bertanggung jawab kepada Supervisor. Tugasnya adalah sebagai berikut:
a. Mengkoordinir dan mengawasi pengelolaan persediaan bahan baku.
b. Membuat laporan penerimaan, persediaan dan pengeluaran bahan.
c. Mengontrol persediaan bahan.
d. Memesan bahan bila telah habis.
8. Manager Quality Control
Bertanggung jawab kepada General Manager. Tugasnya adalah sebagai berikut:
a. Mengkoordinir dan mengawasi pengendalian mutu produk.
b. Memberi saran-saran kepada kepala bagian produksi mengenai mutu produk dan keadaan mesin/peralatan yang digunakan dalam proses produksi.
WORKER
9. Kasir
Bertanggung jawab kepada Supervisor Accounting dan Finance. Tugasnya adalah sebagai berikut:
a. Membayar gaji karyawan perusahaan setiap hari, baik waktu berjalan produksi maupun tidak.
b. Membantu atasan dalam hal penerimaan maupun pembayaran perusahaan yang berhubungan dengan keuangan.
c. Mencatat dan melaporkan uang masuk dan keluar kepada atasannya.
10. Keamanan
Bertanggung jawab kepada Supervisor Personalia dan Umum. Tugasnya adalah sebagai berikut:
a. Menjaga keamanan perusahaan setiap hari, baik waktu berjalan produksi maupun tidak.
b. Mengawasi dan mencatat tamu yang berkunjung ke perusahaan.
11. Analis
Bertanggung jawab kepada manajer QC. Tugasnya adalah sebagai berikut:
a. Melakukan pengukuran mutu produk baik sebelum diproses maupun setelah diproses.
b. Memberikan saran dan langkah berikutnya yang dilakukan atas pengukuran mutu.
Sistem bisnis fungsional merupakan sistem informasi yang ditujukan untuk memberikan informasi yang berkaitan dengan bisnis perusahaan kepada kelompok orang yang berada pada bagian tertentu dalam perusahaan. Jenis sistem informasi yang mendukung diantaranya akuntansi, keuangan, pemasaran, manajemen operasi dan manajemen sumber daya manusia. Sistem Pemasaran Sistem Informasi Pemasaran meliputi pemasaran interaktif (transaksi 2 arah antara perusahaan dan pelanggan), sistem otomatisasi penjualan, CRM, Manajemen Penjualan, Riset pasar, Iklan dan Promosi yang bersasaran (komunitas, isi, konteks, demografis dan fisik dan Perilaki Online, serta Manajemen produk/jasa.
Sistem Produksi SI produksi termasuk juga manufaktur berkaitan dengan seluruh aktivitas perncanaan dan pengendalian proses dalam menghasilkan produk/jasa.
CIM (Computer Integrated Manufacturing) Tujuan sistem berbasis komputer dalam produksi harus menyederhanakan/merekayan ulang (reengineering) proses produksi, desain produk dan organisasi pabrik. a. Otomatisasi b. Integrasi Tujuan umum CIM untuk menciptakan proses produksi yang fleksibel dan lincah yang efisien untuk produk yang berkualitas tinggi.
Sistem CIM ini mencakup a. CAM (Computer Aided Manufacturing) b. MES (Manufacturing Execution System) c. Proses kontrol d. Machine control
CIM ini juga mengintegrasikan Engineering System CAD-Computer Aided Design danCAE(Computer Aided Engineering)dan MRP (Material Requirements Planning)
Sistem SDM SI SDM (HRIS –Human Resource Information System) selain menangani laporan pengganjian, data karyawan dan penempatan di bidang produksi, kini HRIS juga mendukung perekrutan, seleksi dan penerimaan karyawan, penempatan, penilaian kinerja, analisis kompensasi dan tunjangan karyawan, pelatihan dan pengembangan, kesehatan dan keselamatan kerja. Internet digunakan Sistem HRM online untuk perekrutan karyawan. Juga banyak terdapat situs web khusus untuk pelamar kerja dan perusahaan yang membutuhkan karyawan.
Sistem Akuntansidan Managemen Keuangan SI Akuntansi adalah SI tertua yang palign banyak digunakan di berbagai perusahaan. Umumnya meliputi pemrosesan pesanan pelanggan, pengendalian persediaan, piutang, utang usaha, penggajian, buku Besar (general ledger). SI Akuntansi online berhubungan dengar pemrosesan transaksi.
Sistem Manajemen Keuangan Sedangkan SI Keuangan mencakup Manajemen Kas, Manajemen Investasi, Modal Anggaran dan Perencanaan Keuangan
